Google Drive — tallennuspaikkasi pilvessä

Tekstinkäsittelyä tai taulukkolaskentaa varten ei välttämättä tarvitse asentaa toimisto-ohjelmapakettia tietokoneelle. (Jos erilaiset maksulliset ja maksuttomat vaihtoehdot kiinnostavat, luepa kurssin aiempi osa Sovelluksia dokumenttien muokkaamiseen.)

Googlen maksuttomiin pilvityökaluihin kuuluvat myös tekstinkäsittely Google Docs sekä taulukkolaskenta Google Sheets. Nämä molemmat löytyvät Googlen pilvitallennuspaikasta, jonka nimi on Google Drive.

Google Drive, Google Docs ja Google Sheets tietokoneella

Jos käytät jo Gmailia, on Googlen muihin työkaluihin helppo päästä. Kirjaudu nettiselaimella Gmailiin  normaaliin tapaan.

Tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta löytyvät molemmat Google Drive -pilvitallennuspaikan kautta. Pääset Google Driveen painamalla Gmailin oikeassa yläreunassa yhdeksää ruutua ja valitsemalla Drive.

Google Drive, Google Docs ja Google Sheets älypuhelimella tai tabletilla

Aivan samat työkalut ovat saatavilla myös mobiililaitteille eli älypuhelimille ja tableteille. Android-laitteilla sovellukset ovat jo valmiina ja löydät ne yleensä aloitusnäytöltä Googlen kansiosta tai Sovelluksista. iPhonella tai iPadilla sinun pitää ladata ne App Storesta.

Sovelluksien toiminnot ovat identtisiä tietokoneen nettiselainversioiden kanssa. Koskapa dokumentit on tallennettu Googlen palvelimelle (Kenties Haminassa?), voit muokata niitä kätevästi kaikilla eri laitteillasi.

Google Driven käyttö tietokoneen nettiselaimella

Google Driveen tallennetut asiakirjat käyttävät samaa tallennustilaa kuin Gmail-sähköpostisi. Ilmaista tallennustilaa on siis 15 gigatavua. Tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentadokumentit vievät onneksi häviävän pienen määrän tilaa.

Google Driven tiedostot on tallennettu pilveen eli Googlen palvelimelle, mutta muuten sen toimintalogiikka on hyvin samanoloinen kuin Windowsin kansioiden (Resurssienhallinta). Myös Google Drivessä voit sijoittaa tiedostoja kansioihin ja niiden alakansioihin.

Ylimmäisenä näet ”pikakäytön” eli viimeksi muokkaamasi tiedostot; nämä voivat sijaita missä tahansa kansiossa.

Pikakäytön alapuolla näet omat kansiosi ja ne tiedostot, jotka eivät sijaitse missään kansiossa. Tätä ylimmäistä kansiota voidaan kutsua vaikkapa juurikansioksi tai juurihakemistoksi.

Jos haluat pitää lukuisat tiedostosi järjestyksessä, ei dokumentteja kannata sijoittaa juurikansioon, vaan tehdä niille oma kansionsa tyypin mukaan. Voisit luoda juurikansioon vaikkapa kansiot Päiväkirja, Työhakemukset ja Kirjanpito. Sitten sijoittaisit uudet tekstinkäsittelyasiakirjat tai taulukot näihin kansioihin.

Painamalla nappia Uusi pääset luomaan näitä kaikkia:

• Kansio — pääset kirjoittamaan sille nimen
• Google Docs (tekstinkäsittelyasiakirja) — uusi asiakirja aukeaa uudella välilehdellä
• Google Sheets (taulukkolaskenta) — uusi taulukko aukeaa uudella välilehdellä

Uusi kansio tai asiakirja luodaan siihen kansioon, jossa tällä hetkellä olet.

Kansioissa liikkuminen ja tiedostojen avaaminen toimivat aivan samalla tavalla kuin Windowsin Resurssienhallinnassa:

• Tuplanapauttamalla kansiota pääset sen sisään. Tuplanapauttamalla tiedostoa avaat sen käsiteltäväksi uudella välilehdellä.
• Jos olet alakansiossa, näet sijaintisi sijaintirivillä, esim: Oma Drive > Työhakemukset. Jos klikkaat Oma Drive, pääset palaamaan juurikansioon.

Tiedostojen siirtely, kopiointi, poistaminen, tms. muokkaaminen:

• Tiedoston tai kansion voi raahata kansion päälle, jolloin se siirtyy sinne. Tai voit raahata tiedoston kansiosta Oma Drive -tekstin päälle, jolloin se siirtyy juurikansioon.
• Voit valita tiedoston klikkaamalla sitä. Voit valita useita tiedostoja samoin kuin Windowsissa, eli maalaamalla hiirellä tai klikkailemalla niitä Ctrl-näppäin pohjassa. Voit valita työkaluriviltä, mitä haluat tehdä valituille tiedostoille: jakaa kavereille, poistaa; kolmen pisteen takaa löytyy lisää toimintoja, mm. Siirrä kohteeseen.

Google Driven työkalurivillä on myös nappi, josta voit vaihtaa näkymää listan ja ruudukon välillä.

Dokumentin siirtäminen tietokoneelta Google Docsiin

Jos haluat kopioida tiedostoja omalta tietokoneeltasi Google Driveen, onnistuu se helposti. Avaa Windowsin Resurssienhallinta ja raahaa Windowsin kansiosta tiedosto tai tiedostot Google Drive -ikkunan päälle. Tiedosto tai tiedostot tipahtavat siihen kansioon, joka on auki Google Drivessä.

Kun tuplanapautat dokumenttia jota ei ole alunperin luotu Googlen työkaluilla, esimerkiksi Word- tai Excel-tiedostoa, pääset ensin vain tarkastelemaan sitä. Jos haluat muokata dokumenttia, paina Avaa sovelluksessa ja valitse Google Docs (tekstinkäsittely) tai Google Sheets (taulukkolaskenta).

Jos tiedosto on alunperin Microsoftin tiedostomuodossa (esimerkiksi Wordilla .docx), Google Docs pitää sen samassa muodossa.

Google Driven asentaminen tietokoneelle

Halutessasi voit asentaa Windows-tietokoneelle Googlen sovelluksen Backup and Sync. Sovelluksen asentamisen jälleen näet Google Driven kansiona Resurssienhallinnassa.

Google Driveen tallennetut tiedostosi ovat tämän jälkeen tallessa myös tietokoneesi kiintolevyllä ja voit käyttää niitä myös ilman internettiä.

Lue Googlen omat Backup and Sync -sovelluksen ohjeet.