Google Docs — tekstinkäsittelyä pilvessä

Uusi Google Docs -asiakirja luodaan Google Drivessä johonkin tiettyyn kansioon, esimerkiksi kansioon nimeltä Työhakemukset. Lue ohjeet kurssin edellisestä artikkelista.

Kun edessäsi nettiselaimessa on uuden asiakirjan Google Docs -välilehti, aivan ensimmäiseksi on tärkeää antaa asiakirjalle nimi.

Klikkaa Nimetön asiakirja ja kirjoita nimi. Asiakirja tallentuu jatkuvasti aivan automaattisesti ja löydät sen myöhemmin Google Drivestä sieltä kansiosta, jonne sen loit.

Google Docsin perusjuttuja

• Zoomaaminen. Jos teksti näyttää ruudulla liian pieneltä tai suurelta, paina ylävalikosta kohtaa jossa lukee 100% tai joku muu prosenttiluku. Tästä voit zoomata lähemmäs tai kauemmas.
• Riviväli. Klikkaa ylävalikosta Muoto → Riviväli. Täällä voit halutessasi myös lisätä automaattisesti rivin kappaleen jälkeen, mutta aivan yhtä hyvin voit naputella tyhjiä rivejä käsin Enterillä.
• Tavutus puuttuu, joten teksti kannattaa tasata vasemmalle. Valitettavasti Google Docsista puuttuu tavutus, mikä on ongelma suomen kielen pitkien sanojen kanssa. Ei kannata tasata molempia reunoja, koska silloin sanojen väliin voi jäädä ihan liikaa tilaa ja luettavuus kärsii. Tasaa mieluummin vain vasen reuna ja anna oikean liehua. Tämä tasaus onkin oletuksena valittuna (ks. kuva).

Tiedoston lataaminen tietokoneelta Google Docsiin

Haluatko tuoda Google Docsilla muokattavaksi tietokoneellesi tallennetun Word-dokumentin? Se onnistuu Google Drivessä, tiedostojen nettitallennuspaikassa. Voit raahata tietokoneen kansiosta Word-dokumentin tai minkä vain dokumentin Google Drive -ikkunan päälle. Se tipahtaa siihen kansioon, joka on Google Drivessä auki.

Kun tuplanapautat dokumenttia jota ei ole alunperin luotu Googlen työkaluilla, esimerkiksi Word- tai Excel-tiedostoa, pääset ensin vain tarkastelemaan sitä. Jos haluat muokata dokumenttia, paina Avaa sovelluksessa ja valitse Google Docs (tekstinkäsittely) tai Google Sheets (taulukkolaskenta).

Jos tiedosto on alunperin Microsoftin tiedostomuodossa (esimerkiksi Wordilla .docx), Google Docs pitää sen muokattaessakin samassa muodossa. Tiedostomuoto näkyy tiedostonimen oikealla puolella.

Tiedoston lataaminen omalle koneelle tai julkaiseminen netissä

Lataa tiedosto omalle tietokoneellesi valikosta Tiedosto →Lataa ja valitse sopiva muoto.

• PDF-asiakirja on hyvä valinta, jos tiedosto on valmis jaettavaksi muille. Jos lähetät PDF-tiedoston vaikkapa sähköpostilla, voit olla varma, että vastaanottaja näkee sen täsmälleen samanlaisena kuin sinä. PDF-tiedostoa ei voi enää muokata!
• .docx on hyvä valinta, jos haluat muokata dokumenttia omalle tietokoneelle asennetulla Microsoft Wordilla.
• .odt on ilmaisen LibreOffice Writerin (tai OpenOffice Writerin) tiedostomuoto.

Nettijulkaiseminen on erittäin helppoa. Valitse Tiedosto → Julkaise verkossa, paina seuraavassa ruudussa Julkaise ja kuittaa vielä varmistus. Näkyville tulee julkaistun nettisivun osoite, jota voit jakaa vaikkapa sähköpostissa, Facebookissa tai nettisivullasi. Teksti on nyt siis teoriassa koko maailman luettavissa.

Julkaisu on helppo perua samassa paikassa. Tiedosto → Julkaise verkossa → Julkaistu sisältö ja asetukset → Lopeta julkaiseminen.

Ryhmätyöskentely

Helppo ryhmätyöskentely on ehdoton Google Docsin etu. Monta ihmistä voi muokata dokumenttia vaikka samaan aikaan!

Paina yläoikealta Jaa ja ala kirjoittaa ihmisten nimiä tai sähköpostiosoitteita.

Ryhmätyöskentelyssä on kätevää keskustella tehtävistä muutoksista chatissa. Saat chatin auki painamalla ylhäältä oikealta pyöreää nappulaa ihmisten naamojen vieressä.

Dokumentteihin voi myös merkita kommentteja, esimerkiksi otsikon kohdalle että ”Otsikko ei mielestäni toimi, keksiikö joku paremman?” Kun joku sitten korjaa otsikon, hän voi myös kuitata kommentin ratkaistuksi.

Sinulle jaetut dokumentit löydät helposti Google Drivestä kohdasta Jaettu minun kanssani.

Lihavointi ja kursivointi

• Valitse ensin teksti maalaamalla se hiirellä.
• Maalaamisen sijaan voit tuplaklikata valitaksesi sanan tai triplaklikata valitaksesi koko kappaleen tekstiä.
• Voit lihavoida maalatun tekstin painamalla näppäimistöltä Ctrl+B. Kursivointi tehdään pikakomennolla Ctrl+I. (Lisää käteviä näppäinkomentoja löytyy Ylen Digitreeneistä.)
• Vaihtoehtoisesti voit valita lihavoinnin tai kursivoinnin hiirellä ylävalikosta: B I.

Tyylit

Älä muokkaa erikseen jokaisen otsikon ulkoasua, vaan käytä mieluummin tyylejä! Tyylit varmistavat asiakirjan yhtenäisyyden.

Tyylejä voi myös muokata, jolloin vaikkapa jokainen Otsikko 2 muuttuu samalla kertaa. Se tehdään näin:

1. Muokkaa dokumentissa yhtä tekstikappaletta normaalisti. (Eli valitse tekstiä maalaamalla ja säädä esim. fonttia tai fontin kokoa.)
2. Jätä kursori jonnekin muokattuun tekstikappaleeseen. Paina tyylivalikossa pientä kolmiota tyylin oikealla puolella, valitse Päivitä [tyyli] vastaavaksi. Katso kuva:

Kuvan lisääminen

Kuvia voi tuoda dokumenttiin monesta eri paikkaa:

Voit kätevästi lisätä kuvan omalta tietokoneeltasi myös raahaamalla sen tietokoneen kansiosta Google Docs -dokumenttiin.

Kun kuva on lisätty dokumenttiin, voit raahata sitä toiseen paikkaan. Pääset muokkaamaan kuvan kokoa klikkaamalla sitä:

Raahaa jostakin neliöstä muuttaaksesi kuvan kokoa. Jos haluat säilyttää kuvasuhteen samana, tartu kiinni nurkasta!

Kuvan alla olevassa pienessä valikossa on kolme erilaista mahdollisuutta, miten kuva suhtautuu ympäröivään tekstiin: Sovita, Rivitä teksti, Jaa teksti. Jos haluat sijoittaa kuvan tekstin ohelle, Rivitä teksti voisi olla paras vaihtoehto. Valitsemalla Rivitä teksti pääset säätämään myös kuvan marginaaleja eli etäisyyttä tekstiin.

Jos haluat rajata kuvaa, klikkaa sitä oikealla hiirennapilla ja valitse Rajaa kuva. Samasta valikosta löytyy myös Kuva-asetukset, josta pääset säätämään kuvan läpikuultavuutta, kirkkautta tai kontrastia tai jopa värittämään kuvan toisen väriseksi.

Versiohistoria

Versiohistoria löytyy valikosta, Tiedosto →Versiohistoria.

Voit halutessasi antaa nykyiselle versiolle tilannetta kuvaavan nimen, vaikkapa ”Periaatteessa valmis CV?” tai ”Gradu ennen kuin teen ohjaajan ehdottamat isot muutokset”.

Katso versiohistoria näyttää vasemmalla dokumentin ja oikealla sen eri versiot. Voit klikata versioita nähdäksesi ne. Jos haluat, voit klikata ylhäältä sinistä nappia Palauta tämä versio.

Huomaa myös, että alhaalla voit ruksittaa tai ottaa ruksin pois kohdasta Näytä muutokset.

Taittamisen nyrkkisäännöt

Englanniksi muistisääntö CRAP: Contrast, Repetition, Alignment, Proximity. Suomennettuna:

• Kontrasti — kiinnittää huomion. Toisistaan eroavien elementtien on syytä olla selvästi erilaisia. Esim. otsikon pitää olla selvästi erilainen kuin leipäteksti: esimerkiksi suurempi tekstikoko, eri väri, hyvin lihava fontti, jos leipäteksti on jalallista fonttia (serif) niin otsikko usein jalatonta (sans serif).
• Toisto — jokin suunnittelun yksityiskohta toistuu luoden rakennetta ja jäsennystä.
• Tasaus — vaikuttaa hahmottamiseen, tekstin luettavuuteen ja vaikutelmaan. Yleensä ei kannata keskittää, vaan mieluummin tasata vasemmalle.
• Läheisyys — yhteenkuuluvat kohteet sijoitetaan lähekkäin ja ei-yhteenkuuluvien väliin jätetään tilaa. Esim. kuvateksti lähemmäs kuvaa kuin muuta tekstiä.

Linkkejä tekstinkäsittelyohjeisiin muualla

• Digitreenit: Hallitsetko tekstinkäsittelyn tietokoneella?
• Näppäimistö- ja kirjoitusharjoituksia aloittelijoille Jyvälän alkeiskurssilla, tsekkaa jaksot Tietokone, hiiri ja näppäimistö, Hiiri ja näppäimistö yhdessä sekä Kertauskurssin tehtävät.
• Jyväskylän yliopisto: Tekstinkäsittely I. Nämä ohjeet varsinaisesti Wordille, mutta suurin osa toimii myös Google Docsin kanssa. (Tsekkaapa huviksesi muutkin Tieto- ja viestintäteknologian perusteisiin liittyvät verkkokurssit.)
• Jyväskylän yliopisto: Google Drive sisältää myös ohjeita Google Docsille.
• Hyvä englanninkielinen tietopaketti: The Beginner’s Guide to Google Docs.

Ohjeita kirjoittamiseen muualla

• Kirjoittajan ABC-kortti. ”Kirjoittajan ABC-kortti on verkko-oppimissivusto, jonka avulla voit itsenäisesti opiskella ja kerrata suomen kielen kirjoittamisen sekä tekstin- ja kielenhuollon tietoja ja taitoja.”
• Mikä tekee tekstistä sujuvan?
• Arkisen asiakirjoittamisen opas.
• Kirjoittajan apu.